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タスク管理機能の概要
タスク管理を使用することで以下の経営効果を実現します。
上記のゴールを実現するためには個人・チーム双方において改善が必要です。 どのような改善が必要か下にまとめてみました。
どれも基本的な事柄ですがこのような基本をきっちり実行することで大幅な経営改善が可能です。 以下のセクションで順番に解説していきます。
納期を確認する
全てのタスクには納期が存在します。
システムが未導入の場合、タスクの管理は各個人に任されていておそらくメモ帳、メール、エクセルで管理していることでしょう。 中には完全に頭の中だけで管理しているメンバーもいます。そうするとうっかり締切りを過ぎてしまったりすることがあります。 頭の中や雑多なメモでは適切な優先順位でタスクを実行することは難しいです。

タスクが発生した瞬間にHignullにタスクを登録し一緒に納期も登録することで納期を意識して仕事をすることができます。 HignullではBOTに話しかける形でタスクの登録ができるのでITに詳しくない人でも非常に簡単に使い始めることができます。 BOTが納期を知らせてくれるので締切りを忘れることもありません。
成果を合意する
かんばんを使うことで仕事の依頼を共有できますがその際に成果を合意することが大切です。
口頭では依頼の内容を忘れることもありメールでは埋もれてしまいがちです。 成果を定義することで「お願いした内容と違う」といった無駄な作業を大幅に減らすことができます。
仕事を分割する
精度の高い仕事をするには仕事を細かく分割することが大切です。
仕事を分割することで見積もりのブレが少なくなります。また分割された仕事は他の人に依頼が可能になります。 見積もりのブレが減る効果に加え、タスクが増えた際はほかの人をアサインできるようにすることで計画通りにプロジェクトを進めやすくなります。 1つのタスク当たり1-2時間、最大でも1日単位ぐらいにタスクを分割してHignullに登録し計画的なプロジェクト管理を行いましょう。
適切な優先順位
かんばんで優先順位を管理することでプロジェクトの進捗が遅れるリスクを低減できます。
難しい仕事や分割がされていない大きな粒度の仕事を優先してやることでプロジェクト遅れを防げます。 代替不能な難しい仕事が終わればあとは代替可能な仕事が残り、チームでタスクをこなしていくことが可能です。 チームで対応できるようになればプロジェクトの進捗遅れが発生しづらくなります。
早めの相談
仕事を依頼された人は仕事の進捗の説明責任があります。
メールではやりとりが煩雑になりやりとりの内容もメールボックスに埋もれがちです。 Hignullではタスクごとにコメントのやりとりが可能でメールでやるよりも見やすい形でやりとりの履歴を確認できます。
前例を探す
Hignullにタスクを登録していくことで過去の仕事の分割の仕方が情報資産として溜まっていきます。
新しく入ってきたメンバーが優秀な人の仕事のやりかたを真似することで各メンバーが成長していきます。 Hignullのフォーラム機能なども活用しノウハウをためて人の成長を促す組織を作り上げましょう。
納期を共有
納期を共有することで強い組織を作っていくことができます。
納期を共有しさらには仕事を分割して適切な優先順位でタスクをこなしていける組織を作り上げましょう。 その経営効果は相当なものになることは間違いありません。
進捗を共有
納期を共有することで強い組織を作っていくことができます。
お互いの仕事を共有することで助け合ってプロジェクトを進捗させることが可能です。 進捗が共有されていれば遅れが出る兆候を掴むことが可能になりチームで適切な対応が可能になります。
負荷を共有
負荷を共有することで特定の人にタスクが集中することを防げます。。
負荷が高いメンバーの代替可能な仕事を他のメンバーが手伝うことでお互いが助け合う強い組織を実現することができます。 誰かに負荷が偏らない環境を実現することで働きやすい環境を提供できメンバーが高いパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。
人の成長
お互いの仕事を共有して可視化し、ノウハウが情報資産としてたまっていくと人が成長できる組織が出来上がります。
自律的に人が成長できる環境と組織を構築できれば時代の変化に応じて組織も進化していくことになります。 経営の基礎は人です。タスク管理を行って人が成長できる組織を実現しましょう。
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